Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

 

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań? Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego jedni odnoszą sukcesy i wiodą szczęśliwe, często pozbawione stresu i problemów życie, a inni wręcz przeciwnie? Życie osób z pierwszej grupy jest poukładane i zorganizowane. Wiedzą oni dokładnie co robią, po co to robią i kiedy to mają zrobić. Dotyczy to zarówno takich spraw jak podpisanie kontraktu czy spotkanie z klientem oraz listy weekendowych zakupów czy organizacji urodzin.

Czy Ci ludzie mają jakieś specjalne wykształcenie? Czy odbyli drogie szkolenia? A może mają tyle pieniędzy, że wszyscy robią wszystko za nich? Nie. Oni stosują zestaw kilku prostych zasad. Bo często te proste rozwiązania okazują się najlepsze.

 

Chcę się zorganizować, ale jak to zrobić?

 

To proste – oczyść umysł. A teraz powiem Ci jak to zrobić 🙂 Jest to tak proste, wręcz banalne, że dziw bierze, że tak niewiele osób to stosuje.

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

Z pewnością myślisz, nawet teraz, o wielu rzeczach. Masz dużo planów, różne sprawy do załatwienia, mnóstwo pomysłów na różne tematy. I prawdopodobnie wszystkie myśli z tym związane trzymasz w głowie, prawda? To podstawowy błąd. Wyrzuć je z głowy!

Umysł powinien służyć do twórczego myślenia, a nie do trzymania informacji. Ile razy złapałeś się na tym, że przypomniało Ci się o czymś w zupełnie niezwiązanym z tą myślą miejscu i czasie? Umysł nie ogarnia, że w danym miejscu i w danym czasie ma Ci o czymś przypomnieć. Zwykle robi to zupełnie przypadkowo. Skoro o tym wiesz to dlaczego nadal mu ufasz?

Spisuj absolutnie wszystko o czym myślisz. Kupić chleb po pracy. Pozmywać. Kupić bilet na koncert. Zadzwonić do kolegi. Naprawić pralkę. Gdy to zrobisz będziesz dokładnie wiedzieć co masz zrobić, a Twój umysł stanie się lekki. Tak, to takie proste.

 

Getting Things Done

 

Jeżeli jesteś nastawiony na rozwój to z pewnością nie poprzestaniesz na tej prostej, choć bez wątpienia super przydatnej metodzie. Tak naprawdę, spisanie swoich spraw to dopiero pierwszy krok. Kiedy poczujesz, że to działa, będziesz chciał ulepszyć ten system. Bo spisanie spraw to jedno, a zrobienie ich to zupełnie coś innego.

Ja też byłem na takim etapie. Chciałem poznać tajniki bycia produktywnym bo zauważyłem, że to działa, czego rezultaty były wspaniałe: poczucie kontroli, większy spokój, lepsza efektywność, większe poczucie własnej wartości.

 

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

 

Dużym krokiem w kierunku lepszej organizacji było przeczytanie książki Getting Things Done, której autorem jest David Allen. David opisuje szczegółowo każdy aspekt związany z byciem efektywnym. Tobie zostawię przyjemność przeczytania książki, a opiszę proces, który wdrożyłem u siebie na podstawie założeń metodologii GTD.

 

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

Oto mój system do zarządzania zadaniami

 

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?
Nozbe

 

Korzystam ze świetnej aplikacji o nazwie Nozbe (klikając tutaj możesz przejść na stronę Nozbe, zarejestrować się i przetestować aplikację. Link jest linkiem afiliacyjnym, więc gdy zdecydujesz się na płatną wersję Nozbe, ja dodatkowo na tym zarobię, a Ty zyskasz miesiąc subskrypcji gratis. Więcej informacji ta ten temat znajdziesz tutaj) i na jej przykładzie opiszę cały proces. Oczywiście proces ten można z powodzeniem stosować z innymi aplikacjami lub nawet kartką papieru.

 

 

Zapisywanie zadań

 

Każdego dnia pojawia się mnóstwo sytuacji, z których część może generować zadania. Podstawowym nawykiem, który w sobie wyrobiłem jest bieżące spisywanie wszystkiego o czym pomyślę. To pozwala mi nie myśleć o tych rzeczach, o których dopiero co pomyślałem. Wiem, że mam zaufany system, który przechowuje wszystkie moje myśli i sprawy.

W przypadku zadań istnieje ważna zasada dwóch minut. Według niej, gdy zadanie zajmuje mniej niż 2 minuty to nie ma sensu go zapisywać. Trzeba je po prostu od razu wykonać. Samo zapisanie mogłoby zająć więcej czasu 🙂

 

Zadanie czy projekt?

 

Obok definicji zadania istnieje również definicja projektu, według której projekt to więcej niż jedno zadanie. Zgodnie z tą definicją, spisując na bieżąco wszystkie myśli, część z nich od początku należy traktować jako projekt.

Na przykład remont pokoju. Gdyby potraktować to jako zadanie może ono się wydać przytłaczające bo nawet nie wiadomo od czego zacząć. Jednak gdyby remont pokoju potraktować jako projekt złożony z kilku zadań to wtedy byłoby już wiadomo co należy zrobić, a same zadanie byłyby mniej przytłaczające.

 

 

Planuj z wyprzedzeniem

 

Bez poświęcenia chwili na planowanie i zastanowienie się co jest ważne i do zrobienia w najbliższym czasie, istnieje ryzyko, że Twój dzień będzie bardzo zajęty, ale nie będzie efektywny. Dlatego do każdego zadania należy być dobrze przygotowanym. W miarę jak spisuję wszystkie zadania i projekty, staram się również na tym etapie określać termin ich wykonania.

Nozbe, jak każda dobra aplikacja do zarządzania zadaniami, posiada opcję określenia dnia i godziny kiedy dane zadanie musi zostać wykonane. Gdy na bieżąco tworzę zadania i projekty, określam dla nich również termin wykonania. Dzięki temu Nozbe dzień wcześniej przypomni mi co jest do zrobienia kolejnego dnia. A gdy czegoś danego dnia nie zrobię to zmieniam datę tego zadania na dzień kolejny.

Ważną czynnością, którą tutaj wykonuję to codzienny przegląd zadań. Staram się każdego wieczora wyznaczyć zadania do wykonania na kolejny dzień (czasem wykonuję tę czynność rano tego samego dnia). Dzięki temu każdego dnia wiem dokładnie co muszę zrobić, aby dzień był dobry 🙂

Przy planowaniu dziennym nadal wspomagam się kartką papieru, która zawsze leży obok laptopa. Zdarza się, że obok zadań na dany dzień dodaję sobie komentarze lub inne luźny myśli.

Kartka służy mi również do rozpisania kolejności zadań na dany dzień. Mogą być one tak prozaiczne jak na przykład: zakupy, sprzątanie, czytanie, bieganie, itd.

Gdy mam te czynności cały czas widoczne jest to dla mnie pomocne.

 

 

Przegląd tygodniowy

bądź na bieżąco ze swoimi sprawami

 

Ostatnim elementem mojego systemu zarządzania zadaniami jest przegląd tygodniowy. Jest to swego rodzaju uporządkowanie całego systemu. Wykonuję tutaj następujący zestaw czynności:

 

  • Wyczyścić fizyczny inbox (jest to miejsce, do którego w ciągu tygodnia trafiają wszelkie dokumenty i inne papiery)
  • Przegląd map myśli (do tworzenia map myśli korzystam z aplikacji XMind)
  • Przegląd inboxu Evernote
  • Przegląd kalendarza (sprawdzam czy pozostały jakieś niezałatwione sprawy z zeszłego tygodnia i sprawdzam co nowego wydarzy się w przyszłym tygodniu, wpisując również nowe wydarzenia)
  • Przegląd notesu
  • Zebranie myśli, zadań z głowy oraz otoczenia i wpisanie ich do inboxu Nozbe
  • Wyczyszczenie inboxu Nozbe (tutaj przyporządkowuję zadania do konkretnych projektów)
  • Przegląd zadań i projektów (aktualizuję listę zadań i projektów. Sprawdzam czy wszystkie są aktualne, niektóre modyfikuję, niektóre usuwam. Na tym etapie wybieram zadania do wykonania na najbliższy tydzień)
  • Przegląd budżetu
  • Okazanie wdzięczności

 

Przegląd tygodniowy stał się pewnego rodzaju rytuałem. Wykonuję go zawsze w niedzielę rano o godzinie 9. Robię dobrą kawę i najbliższe 30min poświęcam sobie i uporządkowaniu swoich spraw.

W temacie przeglądu tygodniowego bardzo polecam ten wpis na blogu Nozbe. Znajduje się tam również przykładowy szablon zawierający listę czynności przy przeglądzie tygodniowym.

 

Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

Podsumowanie

 

 

Cały system składa się z 4 elementów:

  • zapisywanie zadań
  • tworzenie projektów
  • planowanie dzienne
  • przegląd tygodniowy

 

Nie uważam mojego systemu za idealny. Nadal niektóre czynności zapisuję na kartce, która cały czas leży obok laptopa. Ale staram się ten system stale ulepszać, aby osiągnąć jak największą efektywność oraz poczucie zorganizowania.

Chcesz więcej? Polecam świetny kurs Michała Śliwińskiego, twórcy aplikacji Nozbe: 10 Kroków do Maksymalnej Produktywności. Dowiesz się z niego wielu informacji na temat aplikacji Nozbe oraz oczywiście na temat produktywności.

 

A jak Ty, drogi czytelniku, radzisz sobie z natłokiem zadań? Myślę, że wymiana informacji w tym temacie może być dobra dla wszystkich. Każdy może mieć nieco inny system i warto poznać różne podejścia.

 

Dziękuję Ci za przeczytanie tego wpisu i będę bardzo wdzięczny za Twoje zdanie na jego temat. Chciałbyś może więcej informacji na ten temat? Lub więcej podobnych wpisów? Napisz 🙂

 

Tymczasem życzę Ci wspaniałego i zorganizowanego dnia 🙂

 

 

 

Zapisz się na newsletter
Zapisz się, aby być na bieżąco z informacjami z bloga. Nikt nie lubi spamu, dlatego będziesz otrzymywać ode mnie tylko wartościowe treści.
We hate spam. Your email address will not be sold or shared with anyone else.
(Post został wyświetlony 106 razy, 1 wyświetleń dzisiaj)

6 thoughts on “Jak poradzić sobie z natłokiem zadań?

  • Odbicie: Co daje praca w korporacji? – Nastawienie na rozwój

  • Grudzień 8, 2016 o 9:32 pm
    Permalink

    Co daje nam okazanie wdzięczności?

    Odpowiedz
    • Grudzień 9, 2016 o 4:53 pm
      Permalink

      Daje poczucie szczęścia 🙂
      Poprzez okazywanie wdzięczności zauważamy ile dobra jest w naszym życiu, o czym na co dzień się zapomina. Dzięki temu nastrajamy się pozytywnie i mamy więcej chęci do pracy.

      Odpowiedz
  • Grudzień 8, 2016 o 6:57 pm
    Permalink

    Cześć Marcel!

    Gratuluję udanego wpisu, zaciekawiłeś mnie. Podoba mi się szczególnie schemat z uwzględnieniem „Czy zajmie Ci to więcej niż 2 minuty?” Nie – Zrób to natychmiast. Produktywnie 🙂

    Nozbe to też fajna aplikacja, czasami z niej korzystam.

    Odpowiedz
    • Grudzień 12, 2016 o 8:22 pm
      Permalink

      Cześć Piotrek,

      dziękuję za komentarz 🙂
      zasada 2 minut jest świetna, bo w żaden sposób nie blokuje Cię przed działaniem. Myślisz sobie – muszę podlać kwiatki – więcej czasu zajmie myślenie o tym i ociąganie się niż faktyczne zrobienie tego. A że zwykle wybieramy łatwiejsze rozwiązania to wybieramy podlanie kwiatków niż myślenia o nich. Po czasie wyrabiamy sobie określony nawyk, więc jest jeszcze łatwiej.

      A gdy w trakcie robienia czegoś co miało zająć 2 minuty, okazuje się, że zajmuje to więcej czasu bo powinno się przerwać to zadanie i wpisać je do swojego systemu i zrobić je w bardziej odpowiedniej chwili. Taka teoria 🙂

      Odpowiedz
  • Grudzień 8, 2016 o 6:33 pm
    Permalink

    zapisywanie zadań,
    tworzenie projektów,
    planowanie dzienne,
    przegląd tygodniowy
    Bardzo dobre. Dziękuję

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *